Circolare n. 18 – Informativa sul trattamento dei dati personali per la verifica del possesso delle certificazioni verdi COVID-19 del personale docente e ATA (Art. 14 del Regolamento UE 679/2016)
Al personale docente
Al personale A.T.A.
Oggetto: Informativa sul trattamento dei dati personali per la verifica del possesso delle certificazioni verdi COVID-19 del personale docente e ATA (Art. 14 del Regolamento UE 679/2016)
Con la presente informativa, si forniscono informazioni sul trattamento dei dati del personale docente e ATA interessati dall’attività di verifica del certificato verde COVID-19, prevista dall’art. 9-ter del D.L. 22 aprile 2021, n. 52, convertito, con modificazioni, dalla L. 17 giugno 2021, n. 87, introdotto dall’art. 1, comma 6, del D. L. 6 agosto 2021, n. 111, mediante la nuova funzionalità di verifica automatizzata del Sistema informativo del Ministero dell’Istruzione-SIDI, che interagisce con la Piattaforma nazionale-DGC (Digital Green Certificate) del Ministero della Salute.
- Titolare del trattamento dei dati
Titolare del trattamento dei dati è il Dirigente Scolastico Laura Gamba dell’Istituto Scolastico I.I.S. Russell, con sede via F. Gatti 16, tel. 026430051, e-mail miis03900t@istruzione.it, in carica pro tempore, in qualità di soggetto che effettua le verifiche.
- Responsabile della protezione dei dati
Il Responsabile della protezione dei dati personali è contattabile ai seguenti recapiti: commerciale@diemmeinformatica.com.
- Finalità del trattamento e base giuridica
Il trattamento dei dati personali è finalizzato esclusivamente alla verifica, da parte dei Dirigenti Scolastici, o loro delegati, del possesso delle certificazioni verdi digitali COVID-19 (cd. “Green Pass”) in corso di validità, del personale docente e ATA, per consentire agli stessi l’accesso giornaliero nella sede ove prestano servizio.
La base giuridica del trattamento dei dati è costituita dalla necessità di adempiere ad un obbligo legale al quale è soggetto il Titolare del trattamento, nonché di eseguire un compito di interesse pubblico o connesso all’esercizio di pubblici poteri, rispettivamente ai sensi dall’art. 6, par. 1 lett. c) ed e) del Regolamento UE 679/2016. Inoltre, il trattamento è necessario per motivi di interesse pubblico rilevante ai sensi dell’art. 9, par. 2, lett. g) del Regolamento UE 679/2016.
La fonte normativa da cui discendono gli obblighi giuridici di cui sopra, in capo al Titolare del trattamento, è costituita dall’art. 9-ter del D.L. 22 aprile 2021, n. 52, convertito, con modificazioni, dalla L. 17 giugno 2021, n. 87, introdotto dall’art. 1, comma 6, del D. L. 6 agosto 2021, n. 111, nonché dal DPCM 17 giugno 2021 e ss. mm. ii.
- Categorie di dati trattati
Nell’ambito del processo di verifica dei certificati verdi COVID-19, saranno trattati esclusivamente dati del personale docente e ATA per i quali è prevista l’effettiva presenza in servizio nel giorno della verifica.
Più in particolare, saranno trattati:
- dati personali comuni di cui all’art. 4, n.1 del Regolamento UE 679/2016, ossia: nome, cognome, codice fiscale, tipologia di personale (docente o ATA) e Istituzione scolastica presso cui viene prestato il servizio;
- dati afferenti alla salute, rientranti nelle categorie particolari di dati di cui all’art. 9 del Regolamento UE 679/2016, relativi all’esito della verifica circa il possesso della certificazione verde COVID-19 in corso di validità.
Sono trattati, inoltre, i log applicativi che tracceranno le seguenti informazioni:
- Istituzione Scolastica che ha attivato il servizio;
- User-id del soggetto che ha effettuato l’interrogazione;
- Esito della richiesta del servizio;
- Elenco dei CF verificati;
- Data e ora di esecuzione della transazione.
- Fonte da cui hanno origine i dati personali
I dati personali dei docenti e del personale ATA oggetto di trattamento sono quelli già presenti nel sistema informativo dell’istruzione – SIDI, a disposizione del Titolare. Le informazioni relative all’esito del possesso in corso di validità del certificato sono ottenute dall’interazione con la Piattaforma nazionale-DGC, di titolarità del Ministero della Salute.
- Modalità di trattamento
I dati saranno trattati in modalità automatizzata, attraverso l’interconnessione tra il sistema informativo dell’istruzione – SIDI e la Piattaforma nazionale-DGC, consentendo di interrogare la banca dati del Ministero della Salute per i nominativi selezionati, e di ottenere in tal modo l’esito della validità della certificazione (Green Pass valido/Green Pass non valido), al momento dell’invio della richiesta.
Il processo di verifica consente di effettuare esclusivamente le operazioni di consultazione e visualizzazione dei dati.
Gli esiti delle verifiche, relative al possesso o meno di una certificazione verde COVID-19 in corso di validità, restituiti dalla Piattaforma nazionale-DGC, non saranno in alcun modo conservati nel sistema informativo del Ministero dell’Istruzione.
I log applicativi e i dati relativi al personale in servizio saranno custoditi, invece, nella banca dati del SIDI, adottando specifiche misure di sicurezza per la conservazione, backup e disaster recovery, atte anche ad evitare qualsiasi violazione dei dati personali, quali la perdita, usi illeciti o non corretti dei dati ed accessi non autorizzati.
Nell’ambito dei servizi di gestione del sistema informativo del Ministero dell’Istruzione sono applicate le policy di sicurezza e di protezione dei dati previste per la mitigazione ed il contenimento del rischio.
- Destinatari della comunicazione dei dati
I dati personali, trattati unicamente per il conseguimento delle finalità di verifica sopra indicate, non saranno comunicati dal Titolare a soggetti terzi e saranno esclusivamente oggetto di scambio tra i sistemi del Ministero della Salute e del Ministero dell’Istruzione, secondo le forme e le modalità prescritte dalla normativa del DPCM 17 giugno 2021.
- Trasferimento di dati personali verso paesi terzi o organizzazioni internazionali
Non sono previsti trasferimenti di dati personali verso Paesi terzi (extra-UE) o organizzazioni internazionali.
- Periodo di conservazione dei dati personali
Ai sensi dell’art. 5, par. 1, lett. e) del Regolamento UE n. 679/2016, al fine di garantire un trattamento corretto e trasparente, non sarà conservato nel sistema informativo del Ministero dell’Istruzione, né dal Dirigente Scolastico, o suo delegato che effettua la verifica, alcun esito delle verifiche circa il possesso o meno di una certificazione verde COVID-19.
I dati personali comuni del personale docente e ATA, utilizzati ai fini della verifica e già presenti nel sistema informativo dell’istruzione–SIDI, continueranno ad essere conservati nel sistema del Ministero dell’istruzione.
I log applicativi saranno conservati per dodici mesi.
- Dati di navigazione e cookie di sessione
L’uso di c.d. cookie di sessione (che non vengono memorizzati in modo persistente e svaniscono con la chiusura del browser) è strettamente limitato alla trasmissione di identificativi di sessione (costituiti da numeri casuali generati dal server) necessari a consentire l’esplorazione sicura ed efficiente del portale SIDI e dei suoi servizi.
I cookie di sessione utilizzati in questo portale evitano il ricorso ad altre tecniche informatiche potenzialmente pregiudizievoli per la riservatezza della navigazione degli utenti e non consentono l’acquisizione di dati personali identificativi dell’utente. Non saranno previste l’istallazione di cookie di terze parti e nessun dato personale degli utenti viene in proposito acquisito.
- Diritti degli interessati
Ai sensi degli artt. 15 e ss. del GDPR, i soggetti interessati hanno la possibilità di esercitare i diritti previsti dalla normativa, secondo le seguenti forme e modalità. In particolare, potrà essere esercitato:
- il diritto di accesso (art. 15), ovvero di ottenere in particolare:
- la conferma dell’esistenza dei dati personali;
- l’indicazione dell’origine e delle categorie di dati personali, della finalità e della modalità del loro trattamento;
- la logica applicata nel trattamento effettuato con l’ausilio di strumenti elettronici;
- gli estremi identificativi del Titolare del trattamento dei dati personali, del Responsabile del trattamento dei dati personali e dei soggetti o categorie di soggetti ai quali i dati sono stati o possono essere comunicati;
- il periodo di conservazione;
- il diritto di rettifica (art. 16);
- il diritto alla cancellazione (art. 17);
- il diritto di limitazione al trattamento (art. 18);
In relazione al trattamento dei dati personali, ci si potrà rivolgere al Titolare del trattamento per esercitare i propri diritti.
- Diritto di Reclamo
Gli interessati nel caso in cui ritengano che il trattamento dei dati personali a loro riferiti sia compiuto in violazione di quanto previsto dal Regolamento UE 679/2016 hanno il diritto di proporre reclamo al Garante, come previsto dall’art. 77 del Regolamento UE 679/2016 stesso, o di adire le opportune sedi giudiziarie ai sensi dell’art. 79 del Regolamento UE 679/2016.
- Processo decisionale automatizzato
Non è previsto un processo decisionale automatizzato ai sensi dell’art. 14, par. 2, lettera g) del Regolamento (UE) 679/2016.
f.to IL DIRIGENTE SCOLASTICO
prof.ssa Laura Gamba
